Henkilöstön osallistaminen sosiaalisessa mediassa

Tarvetta yhteisön rakentamiselle?  Hyödynnä ihmeessä sosiaalista mediaa!

Yhteisöllisyys. Määrittelen sen työntekijän omaksi vahvaksi tunteeksi porukkaan kuulumisesta. 

Hyvä ja toimiva työyhteisö voimaannuttaa ja tukee ja siihen sitoudutaan mielellään. Hyvässä työyhteisössä jokainen jäsen kokee olevansa tärkeä ja jokainen kokee oman työnsä merkitykselliseksi. Työlle omistaudutaan ja asioihin pystytään vaikuttamaan. 

Hienosti toimivassa työyhteisössä viestintä on nopeaa, vastavuoroista ja avointa. Tietämystä jaetaan ja tiedot ovat kaikkien saatavilla. Tieto kulkee kaikkiin suuntiin.

 

Usein juuri tiedon kulku ja viestiminen koetaan ongelmalliseksi työyhteisöissä. Tieto ei kulje ja viestiminen esimerkiksi johdon ja työntekijöiden välillä on liian kankeaa. Somen kautta tämä ongelma poistuu. Mieti seuraavaa tilannetta.

 

Yritykselläsi on toimiva sosiaalinen sisäinen intra, jossa on mm. blogi ja vlogi (tietenkin kommentointimahdollisuuksien kera), slide-esityksiä ja osio, jossa johtoryhmä avoimesti kertoo muutoksista ja pyytää kommentteja tuleviin päätösehdotuksiin. Tieto kulkee, keskustelua käydään avoimesti, työntekijät tulevat kuulluksi ja heidän mielipiteitään ja osaamistaan arvostetaan. Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? No niinpä, mutta mahdollista tämä on ja osassa yrityksistä jopa jollain tasolla jo toimiikin! Sisäisen somen hyödyntämisellä vain yrityksen johdon rajoittuneisuus voi olla esteenä.

 

Mahtuuko mukaan soraääniä? Henkilökunta kannattaa toki kouluttaa ja ohjeistaa sisäisenkin somen käyttöön, mutta varo, ettet ohjaa yhteisöäsi ryhmäajattelun äärelle. Toimivaan työyhteisöön mahtuu myös erilaisuutta! Kyseenalaistaminen voi joskus poikia hedelmällisiä uusia innovaatioita. Tieto saattaa syventyä monenlaisten kommenttien kautta. Somessa nouseekin nopeasti esiin se, kuunnellaanko työntekijöitä aidosti ja onko yrityskulttuuri aidosti avoin ja keskusteleva, siksi ainakin tahtotilan avoimuutta kohtaan täytyy aidosti olla kunnossa, jos somea aletaan käyttää.

 

Sisäisestä somesta voi siis aloittaa ja kun saatte homman pyörimään, voitte miettiä, mitä sellaista osaamista henkilöstöllä on, mitä he haluaisivat viedä yrityksen ulkopuolelle? Mikä somekanava siihen tarkoitukseen sopisi parhaiten?

 

Keinoja esimiehelle sosiaalisen median käytön rohkaisuun:

1. Arvosta työntekijöitäsi. Mikäli tämä asia puuttuu, kehotan miettimään alan vaihdosta ja lopettamaan tämänkin postauksen lukemisen. Se saattaa olla kaikkien etu.
2. Vakuutu ensin itse siitä, että somen käyttö on oikeasti hyödyllistä. Innostu ja hanki hyödyistä tietoa.
3. Sitoudu itse päättäväisesti somen käyttöön. Rohkaise esimerkilläsi muita ja ole läsnä ja avoin somessa.
4. Tuo yrityksen tavoitteet ja visio selkeästi esiin.
5. Jaa tietosi somen hyödyistä sekä työntekijän että yrityksesi kannalta.
6. Vetoa faktoihin: Internet on kehitetty tiedon jakamiseen ja nyt ihmiset toivotatkin enemmän saavansa olla tiedon luojia, muokkaajia, jakajia ja keskustelijoita, kuin pelkkiä vastaanottajia.
7. Käy läpi someohjeet. Mikäli niitä ei ole, aktivoidu niin, että ne saadaan luotua. Ps. voit katsoa ideoita hyvistä someohjeista aiemmasta postauksestani.
8. Huolehdi koulutuksesta.
9. Sovi työyhteisön kanssa someen työaikana käytettävästä ajasta. Resurssoi, kenen työnkuvaan tehtävän voi sisällyttää. Miettikää voisiko some käyttää tiimeittäin, jos yksittäiset henkilöt eivät halua somea hyödyntää.
10. Muistuta työntekijöitä siitä, että vapaa-aikana ei tarvitse hoitaa työpaikan somekanavia.
11. Muistuta somen käytön vapaaehtoisuudesta.
12. Valjasta ensin tueksesi innokkaimmat työntekijät, jotka voivat innostaa myöhemmin myös muita.
13. Palkitse innokkaimmat somettajat
14. Muista antaa ja vastaanottaa palautetta somessa ja someen liittyen.
15. Osoita luottamuksesi toisia työntekijöitä kohtaan.
16. Anna emotionaalista ja sosiaalista tukea.
17. Muista, että somea voi käyttää sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Molemmissa on hyviä puolia.
18. Hyödyntäminen hyväksytään hiljalleen osaksi työskentelyä. Muista, ettet kiirehdi hitaampia!

Työntekijälähettilyys – mainetta ja markkinointiviestejä vai 
jotain ihan muuta?

Työntekijälähettiläisyyden voi ymmärtää monella tapaa. Pahimmillaan se on näyttäytynyt yritysten valmiiksi kirjoittamien mainoslauseiden ja sisältöjen jakamisena työntekijöiden omien somekanavien kautta. Parhaimmillaan luottamus työntekijöihin on kunnossa ja työntekijät määrittelevät somessa jakamansa sisälllön itse.

 

Paras määritelmä työntekijälähettiläälle on mielestäni:

Työntekijä, joka omalla viestinnällään ylläpitää ja edistää omaa asiantuntijuuttaan sekä organisaationsa hyvää mainetta.

 

Työntekijän on hyvä miettiä omat tavoitteensa työntekijälähettilyyden suhteen. Millaisia viestejä hänen kannattaa jakaa, jotta vahvistaisi omaa asiantuntijarooliaan ja saisi työmarkkinoilla mahdollisesti kilpailuetua? Millaiset julkaisut tekevät häntä itseään hänelle edullisella tavalla tunnetuksi? Pystyykö työntekijä hyödyntämään työntekijälähettilyyden rooliaan verkostoitumisessa? Voiko työhön liittyvien asioiden somettaminen auttaa häntä itseään työssäjaksamisessa?

Yrityksen tavoitteita työntekijälähettilyyden suhteen voivat olla esimerkiksi:

• Yrityksen tunnettavuuden kasvaminen

• Yritykseen liittyvän tiedon levittäminen

• Maineen ja imagon nostaminen

• Avun saaminen parhaiden työntekijöiden rekrytointiin

• Sidosryhmien kiinnostuksen herättäminen ja niiden sitoutumisen lisääminen

• Aidon, uskottavan identiteetin luominen

Ajatuksella toteutettu työntekijälähettilyys hyödyttää siis sekä työntekijää että työnantajaa. Etenkin yrityksen maineen kannalta työntekijälähettilyydellä voi olla yllättävän suuri merkitys. Vapaaehtoisesti toimivat työntekijälähettiläät ovat asiakkaiden silmissä luotettava tiedonlähde, kun he arvioivat yrityksen toimintaa. Toki henkilöstön tyytyväisyys työhönsä näkyy asiakkaille myös käytännössä, ilman somemaailmaa, joten henkilöstön tyytyväisyydellä on joka tapauksessa suuri merkitys maineen rakentumiselle.

Työntekijälähettilyys kokeilussa sisäisessä viestinnässä

Työntekijälähettilyyttä voidaan hyödyntää myös organisaation sisällä. Omalla työpaikallani sitä on kokeiltu sisäisesti muutosviestinnässä. Työntekijälähettiläille järjestettiin tapaaminen henkilöstöpäällikön ja työsuojelupäällikön kanssa ja tapaamisissa oli aina jokin aihe, jota käsiteltiin ja sitten jokainen lähettiläs vei tapaamisen sisältöä omaan työyksikköönsä. Tapaamisiin toivottiin jokaisesta työyksiköstä yhtä työntekijää ja tarkoitus oli, että niihin osallistuvat henkilöt olisivat positiivisia ja muutoshaluisia.

 

Kriittiset ajattelijat tyrmäsivät osallistumisensa työntekijälähettiläs-tapaamisiin heti. Koska suosituksena toimintaan osallistumiseen oli positiivisuus ja muutoshalukkuus, osa ajatteli, että tapaamisessa sanellaan jotkut uudet toimintatavat ja sitten joku raukka parka velvoitetaan kertomaan asia työyksikössä ja saamaan kaiken negatiivisen palautteen niskaansa. Tapaamisten ajatus ei tokikaan ihan tuo ollut, mutta mikäli tarkoitus oli hyödyntää työntekijöidenkin ammattitaitoa, ei sitäkään ajatusta kyllä osattu markkinoida.

 

Organisaatiokulttuuri muuttuu hitaasti. Isossa organisaatiossa, jossa itsekin työskentelen ei aivan vielä ole kaikilta osin ehditty 2000-luvulle. Tänä päivänä on jo vaikeaa rekrytoida uutta työvoimaa ja siihen nähden kummastuttaakin, miksi yrityksen sisäisen viestinnän merkitystä ei vieläkään osata arvostaa tarpeeksi. Jos sisäinen viestintä toimii, se vaikuttaa työntekijöiden motivaatioon, työmoraaliin ja yritykseen sitoutumiseen ja sitä kautta yrityksen maineeseen. Ja kuten jo aiemminkin totesin, siten olisi helpompi rekrytoida uutta hyvää työvoimaa. Kukapa ei haluaisi olla osa hyvämaineista työyhteisöä!

Jos ottaisin mallia heistä, koska he siihen avoimesti kannustavat

Onnellisuusvakuutus. Kyllä, se on totta Frameryssä, jossa panostetaan onnellisuuteen. Tamperelainen äänieristettyjä puhelinkoppeja ja työtiloja valmistava 350 henkilöä työllistävä yritys lupaa 5000 euroa työntekijälle, mikäli työ heikentää työntekijän onnellisuutta, eikä yhtiö pysty korjaamaan ongelmaa. Melko paljon luvattu! 


Törmäsin Frameryyn sattumalta Telma-lehdessä (Työelämän kehittämisen erikoislehti nro 3/2020) olleen artikkelin myötä. Framery on saavuttanut ”Good Place to Work”-mittauksessa sijan 16. Halusin valita Frameryn blogiini esimerkiksi hyvän yhteisön rakentamisesta, koska uskon, että tyytyväinen työntekijä on luonnostaan hyvä yhteisön jäsen sekä mahdollisuuden auetessa myös hyvä työntekijälähettiläs. Kyseessä on isohko yritys, joten onnellisuus ei ole kiinni yrityksen koosta!


Mitä Frameryssä sitten tehdään, että lupaus onnellisuudesta saadaan täytettyä? Miten onnellisuutta on tuotu työpaikalle?

Seuraavaksi listaan Frameryn toimintamalleja ja käytäntöjä, joita toivoisin sovellettavan myös omalla työpaikallani. Toiminnasta voi ottaa mallia sekä yhteisöllisyyttä, että työntekijälähettilyystoimintaa aloitettaessa.


Yritys panostaa:

- Avoimuuteen: Kaikki tarvittavat tiedot löytyvät yrityksen sisäisiltä wikisivuilta.

- Suoraan viestintään: Johtajat viestivät suoraan henkilökunnalle, tarpeetonta keskijohtoa ei ole.

- Läpinäkyvään päätöksentekoon: Käytössä on Frameryn Decision App -päätöksentekosovellus, jonka kautta päätöksenteosta on saatu tehtyä avointa ja aidosti kiinnostavaa. Kaikki voivat seurata lähes jokaista Frameryyn liittyvää päätöstä ja päätösten perustelut ovat nähtävillä.

- Onnellisuuteen: Käytössä on onnellisuusvakuutus.

- Työn tauotukseen: Pakolliset kahvitauot omassa kahvilassa. Kahvilassa rentoudutaan ja jutellaan ja rennossa ilmapiirissä monesti keksitään myös hyviä ideoita.

- Oikeudenmukaisuuteen: Yleneminen tapahtuu ansioiden perusteella: Kunnioitus ja arvostus kuuluvat niille, jotka ansaitsevat ne työllään ja toiminnallaan.

- Hyvien ideoiden eteenpäin viemiseen.

- Osaamisen hyödyntämiseen päätöksenteoissa: Asioista päättävät he, joilla on eniten asiaan liittyvää osaamista.

- Henkilökunnan tukemiseen: Tiimipäällikön kanssa on mahdollisuus keskustella aina halutessaan.

- Palautteen antamiseen: Palautetta annetaan säännöllisesti.

- Työrauhan takaamiseen: Työtilat ovat äänieristettyjä työrauhan takaamiseksi.

- Sääntöjen laatimiseen: Sääntöjen tulee olla yksinkertaisia, jokaisen ymmärrettäviä ja kaikkia koskevia. Uutta sääntöä ei luoda, mikäli se ei tuo lisää onnellisuutta työntekijöille, asiakkaille ja yritykselle.

- Muiden ihmisten kunnioittamiseen.



Lopuksi

Olen sitä mieltä, että mikäli työntekijöistä halutaan todella tehdä työntekijälähettiläitä, jotka puhuvat työpaikkansa puolesta, täytyy suhteen työnantajaorganisaatioon oltava emotionaalisella tasolla enemmän kuin pelkkä työsuhde. Tuolloin ulkoinenkin somettaminen hyvässä hengessä voi käydä kuin vahingossa, eikä työnantajan välttämättä tarvitse valjastaa ketään erityistä henkilöä tähän tehtävään. Näin kävi mm. Eveliina Rossiselle, joka kertoo kokemuksistaan kivasti blogitekstissään. Innostava työpaikka innostaa kertomaan asioista myös somessa, sekä ammatillisessa että viihteellisessä mielessä. Some on jo nyt osa useimpien jokapäiväistä elämää, joten onkohan työntekijälähettiläisyys katoava käsite?