Sisäiset ja ulkoiset some-palvelut,osa 2/2: Vertailussa Facebook ja sisäisen intran blogi

 

Työikäinen väestö on hyvin tottunutta käyttämään somea. Tutkimusten mukaan 16-44 -vuotiaista 80% käyttää somea ja alle 65-vuotiaistakin vielä yli 50%. Somea käyttävät sekä miehet että naiset. Yhteisöpalveluita hyödynsi lähes 70% yrityksistä vuonna 2019. Somen kautta pystyy siis tavoittamaan suuria yleisöjä ja se auttaa levittämään tietoa nopeasti. 

                                                                                

Organisaatioiden Facebook-sivu on yleensä julkinen. Organisaation esimies tai johtaja voi myös luoda oman profiilisivun itselleen. Tuolloin sivusto kannattaa pitää julkisena rajallisen kaverimäärän takia ja muistaa pitää sivujen sisältö riittävän ammatillisena. 

Blogi on myös yleensä julkinen somekanava, mutta sitä käytetään myös sisäisessä viestinnässä esimerkiksi linkitettynä organisaation sisäiseen intraan. Blogia voi kirjoittaa yksi tai useampi henkilö ja se voi käsitellä vain yhtä aihetta tai sitten sen alla voi olla erilaisia aiheita, joista voivat blogata eri henkilöt.

 

Maine ja näkyvyys

Mainetta ja näkyvyyttä on helppo saada sosiaalisen median kautta. Facebookin päivitysten näkyvyys on yhteydessä seuraajien ja kommenttien määrään. Mikäli kommentteja ja seuraajia on paljon, on näkyvyyskin parempi. Palvelu tekee seulontaa näkyvyydestä. Jos organisaatiolla on varaa, saa rahalla maksiminäkyvyyden. 

Esimerkki: Jotkut yritykset lisäävät päivityksiinsä suoran pyynnön: ” Tykätkää, kommentoikaa, niin saadaan parempi näkyvyys tälle julkaisulle.” Tämä on hyvää viestintää, koska siinä luodaan samalla lukijalle tunne, että hänen kommentillaan on väliä myös yrityksen viestin tavoittamisen tärkeyden kannalta.

Esimerkki: Monet yritykset järjestävät arvontoja, joiden säännöissä täytyy tykätä ja seurata sivustoa, joskus myös jakaa sivustoa. Tällä saadaan päivityksille näkyvyyttä, mutta sitä voi pohtia, onko tämä eettisesti paras tapa toimia. 

Facebook on päivitysten virtaa. Päivityksiä voi olla määrällisesti enemmän kuin blogissa ja päivitykset voivat hukkua ajan virtaan. Pelkät tekstipäivitykset Facebookissa ovat saaneet vähemmän näkyvyyttä kuin kuvalliset päivitykset. Päivitysten täytyy olla mielenkiintoisia ja napakoita, että ihmiset jaksavat ne lukea. Blogin etu tässä tilanteessa on se, että lukija näkee helposti arkistosta mielenkiinnon kohteenaan olevan tekstin, jos vain arkistointi on tehty riittävän selkeästi. 

                                                                          

Ajantasaista tietoa voi jakaa nopeasti Facebookin ja sisäisen blogin kautta. Asioita saadaan kerrottua suoraan juuri sille kohderyhmälle, joita tieto palvelee. Blogiteksteistä ja Facebook-päivityksistä ihmiset seulovat itse tarpeelliseksi katsomansa tiedon.

 

Somen kautta yritys voi vaikuttaa siihen, mistä se tunnetaan ja mihin se assosioidaan. Somea voi käyttää emotionaalisen brändin luomiseen esimerkiksi antamalla sen kautta positiivista palautetta henkilökunnalle. Me-henkeä nostattamaan voi käyttää sekä ulkoista että sisäistä some-kanavaa.

Esimerkki: Kahvila Valkoinen Puu Kauhajoelta päivittää Facebookiin melko usein kuvia henkilökunnastaan ja kertoo samalla miten ihanat työntekijät ovat taas loihtineet maittavia herkkuja. Hyvää viestintää, koska saa työntekijät tuntemaan itsensä arvokkaiksi ja asiakkaana on mukava mennä syömään iloisten työntekijöiden innolla leipomia tuotteita. Voi siis lisätä myös myyntiä!

Esimerkki: Erään hoitoalalla toimivan organisaation sisäisessä intrassa tavataan postata organisaation saavutuksista ja esimerkiksi tilanteista, joissa joku työyksikkö on saanut palkinnon saavutuksistaan. Nämä postaukset saavat usein onnitteluja ja tykkäyksiä. Hyvää viestintää, koska voi auttaa työntekijöitä tuntemaan ylpeyttä työpaikastaan. Se voi lisätä me-henkeä ja halua kuulua työyhteisöön. 

Somen kautta voi jonkin verran suorittaa myös markkinointia, mutta neuvoisin olemaan sen suhteen melko harkitsevainen. Kuluttaja odottaa saavansa kanavista tietoa, markkinointi voi tulla sitten siinä sivussa. Blogissa mainokset on ehkä helpompi upottaa näkymään eivätkä ne häiritse niin paljon kuin Facebookissa. Blogissa pystyy myös analysoimaan miten sivuilla kävijät käyttäytyvät. Tietoa voi hyödyntää blogitestien ja mainonnan suuntaamiseen.

Helppo lähestyttävyys ja matala kynnys vuorovaikutukseen

Somen kautta yritys ja sen johtajat voivat tuoda itseään ja yritystään helpommin lähestyttäväksi. Johtajan läsnäolo palvelussa tekee siitä mielenkiintoisemman. Molemmat palvelut sekä Facebook että sisäinen blogi mahdollistavat kommentoinnin ja nopean matalalla kynnyksellä tapahtuvan vuorovaikutuksen.

     Esimerkki: Fingridin sähkömarkkinajohtaja Sihvonen-Punkka kertoo pyrkivänsä luomaan sosiaalisen median kautta avointa ja turvallista ilmapiiriä. Hyvää viestintää, koska se rohkaisee henkilöstöä tuomaan mielipiteitään esiin ja yrityksessä saadaan kaikkien viisaus käyttöön. 

Henkilöstön luottamusta johtajaan lisää se, että johtaja kertoo jotakin henkilökohtaisesta elämästään.  Johtajan on hyvä miettiä etukäteen, miten suhtautuu viestintään ja millainen viestintä tukee hyvää johtamistapaa. Uskottavuus saattaa kärsiä, jos johtajan profiilia tägätään Facebookissa usein esimerkiksi vapaa-ajalla tapahtuvaan juhlintaan. On myös hyvä muistaa, että Facebookin tietosuoja on huono. Sisäisessä intrassa julkaistavan blogin tietosuoja on Facebookia parempi. Toki sielläkin täytyy miettiä, mitkä henkilökohtaisen elämän asiat on tarpeen kertoa.

    Esimerkki: Kauhajoen kaupunginjohtaja Linda Leinonen kertoi avoimesti omassa Facebook-päivityksessään, että on hakenut Laukaan kunnanjohtajan paikkaa. Hän linkitti vielä päivitykseen Laukaan rekrytointivideon ja perusteli, miksi on tehtävää hakenut. Hyvää viestintää koska tekee nähtäväksi sen, mitä aito avoimuus on. Katkaisee myös huhuilta ja turhilta spekulaatioilta siivet. 

Jos johtajan arvopohja on linjassa organisaation arvojen kanssa, voi sen julkinen esiintuominen tukea yrityksen viestiä sidosryhmille. Sekä Facebookissa että blogissa johtajan on mahdollista tuoda esiin omaa arvomaailmaansa. Johtaja voi halutessaan herätellä keskustelua somessa organisaation perustehtävästä ja arvomaailmasta.

    Esimerkki: Eräässä isossa yrityksessä on tapana, että kun johtotasolle tulee uusi työntekijä, hän kirjoittaa itsestään postauksen sisäisen intran blogiin. Hyvää viestintää, koska koko henkilökunta saa saman tiedon samaan aikaan. Johtaja pystyy postauksessaan kertomaan omista arvoistaan ja omasta elämästään ja tulee sitä kautta henkilökunnalle tutuksi ja helpommin lähestyttäväksi. 

Aktiivinen somessa oleminen voi auttaa rekrytoimaan uutta työvoimaa. Facebookia osataan jo vallan mainiosti hyödyntää tähän tarkoitukseen. Sisäisen intran huono puoli on se, että sinne pääsee vasta kun on talon työntekijä. Joskus hyviä blogitekstejä voisi olla viisasta siirtää myös ulkoiseen blogiin.

        Esimerkki: Eräs yritys käytti Facebookia tiedottamiseen rekrytointitilaisuudesta aamupalatreffien  merkeissä. Aamupala järjestettiin opiskelijoille ja siellä olivat mukana yrityksen esimiehet, joilta sai vapaasti kysyä työstä organisaatiossa. Hyvää viestintää, koska: positiivista, vapaamuotoista. Osattu ajatella kohderyhmää. 

 

Asiantuntijuuden esiintuominen ja muutosviestintä

Blogia ja Facebookia voi hyödyntää asiantuntijoiden asiantuntijuuden kohentamiseen. Sekä blogia että Facebookia päivittäessä työntekijät joutuvat pohtimaan, mistä näkökulmasta asiansa kertovat ja mikä on ammatillinen asiantunteva kanta. Somen kautta asiantuntijat saavat myös palautetta kirjoittamistaan päivityksistä. Asiantuntijaorganisaatiossa keskustelevaa kulttuuria pidetään välttämättömänä. Sisäinen blogi antaa hyvän mahdollisuuden jakaa tietoa organisaation sisällä.

Ammatillisessa ja tieteellisessä toiminnassa somen käytön ei ole todettu viime aikoina kasvaneen. Tämä on erikoista ajatellen, että tiede pitäisi olla avointa ja eikö juuri somen kautta uusin tieto saavuttaisi nopeasti ihmiset. Ajatellaanko somemaailman olevan liian maallikkomainen kanava tieteen ja ammatillisen tiedon julkaisuun? 

Somea voi käyttää myös muutosviestintään. Siellä voi ennakoida ja tiedottaa muutoksista. Esimiehen ja johtajien on oltava tarkkoja tässä, ettei muutoksista viestitä etenkään ulkoisen sosiaalisen median kautta, ennen kuin muutoksista on ehditty tiedottamaan henkilökuntaa.

    Esimerkki: Useat yritykset kertovat Facebook-sivuillaan pian markkinoille tulevista uusista tuotteista. Hyvää viestintää, koska myös työntekijöillä on silloin lupa puhua ja markkinoida uusia tuotteita. Myös kuluttajat  osaavat odottaa yritykseltä uusia tuotekehittelyjä saapuviksi ja monesti kuluttajat voivat tehdä  ennakkovarauksia tuotteisiin. 

Nopea päivittäminen, ajantasaisuus

Somea on mahdollista päivittää ajasta ja paikasta riippumattomasti. Tämä voidaan kokea sekä mahdollisuutena että uhkana. Ajatellaan etteivät perhe-elämä tai matkustelu haittaa päivittämistä, mutta muistetaanko palautumisen tärkeys myös sen henkilön kohdalla, joka päivittää sivuja? Blogeissa on toki mahdollista ajastaa tekstin julkaisu. Tätä mahdollisuutta ei vielä ole Facebookissa. 

Esimerkki: Blogeissa on monilla sellainen tyyli, että he ilmoittavat postauksessa, mikäli taukoja tulee. Hyvä tapa koska lukijan ei tarvitse miettiä, miksi blogissa on tauko ja milloin seuraava mahdollinen päivitys tulee. 

Olisi hyvä miettiä, kuka vastaa milloinkin viesteihin, sillä ihmiset odottavat somessa nopeaa reagointia. Myös se vastataanko koko nimellä vai esimerkiksi vain etunimellä olisi hyvä miettiä. Blogissa eri henkilöjen tekstit saa ehkä Facebookia paremmin eroteltua. Silloin vastuu tekstien kommentoinneistakin voi olla helpompi jakaa.

Esimerkki hyvästä käytännöstä: Isoissa yrityksissä blogia voi päivittää useampi henkilö. Tällöin voi olla viisasta käyttää julkaisujen allekirjoituksissa henkilöiden etunimiä. Organisaatiossa tiedetään, kenestä on kyse. Kuitenkin pelkällä etunimellä julkaiseminen tuo työntekijälle sopivaa etäisyyttä työelämän ja yksityiselämän väliin.  

Sosiaalisen median käytön kautta johtajien täytyy laittaa yhä enemmän itseään likoon. Sosiaalinen media vaatii johtajilta taitoa kuunnella vastata ja väitellä kansalaisten kanssa. Tarvitaan myös valmiutta jakaa näkemyksiä, tunteita ja henkilökohtaisia kokemuksia.

Sanotaan, että sosiaalinen media on erinomainen tapa tuoda esille ajatuksia ja hakea ymmärrystä organisaatioiden tekemille ratkaisuille. Aina löytyy kuitenkin myös erimieltä olevia ja vihamielisiä ja halventavia viestejä voi tulla. Tärkeää olisikin luoda heti pelisäännöt sivustolle.

Esimerkki: Useissa Facebook- ja blogisivustoissa on jossain kohtaa luettavissa selkeät pelisäännöt siitä mitä saa kirjoittaa. Hyvä viestintätapa siksi, että säännöt ovat selkeät ja sellaiset julkaisu, joissa ei noudateta sääntöjä, on helppo perustelluin syin jättää julkaisematta tai poistaa.  

Lopuksi

Facebook ja sisäinen blogi ovat molemmat varsin hyviä keinoja lisätä positiivista ulkoista ja sisäistä viestintää. Sisäinen ja ulkoinen viestintä eroavat paljolti tavoitteiltaan, mutta monet tekijät myös yhdistyvät molemmissa viestintämuodoissa. Esimerkiksi hyvän ilmapiirin luominen sisäisten viestintäkanavien kautta sekä siellä luottamuksen ja arvostuksen osoittaminen heijastuvat monesti myös ulkoisissa kanavissa tapahtuvaan viestintään. Somen käytöstä tulisi tehdä miellyttävää ja rohkaisevaa, että siitä saataisiin kaikki hyöty irti. Kiitos ajastasi!

Pohdintaani hain inspiraatiota seuraavista lähteistä:

Isotalus, P. & Rajalahti H. 2017. Vuorovaikutus johtajan työssä. Helsinki: Alma Talent.

Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. Helsinki: WSOYPro. 

Kortesuo, K. 2018. Sano se someksi (1+2=3) Sosiaalisen median suuri laskuoppi. Helsinki: Kauppakamari. 

sosiaalinen media Suomessa-lataus, infopaketin saat ladattua täältä:  https://lmsomeco.fi/blogi/sosiaalinen-media-suomessa-2020/

Saksi, J. 2016. Johtaja on media. Helsinki: Kauppakamari.