Sosiaalisen median ohjeistukset -Tarvitaanko niitä ja millainen on hyvä ohje?

 

Voi miten olisinkaan halunnut kertoa tässä postauksessani oman työpaikkani hienoista some-ohjeistuksista. Valitettavasti matka hyytyi jo lähdössä leimasinkortin nollauksen jälkeen: Meiltähän ei löytynyt someohjetta lainkaan!

Tarvitaanko sosiaalisen median ohjeistusta? Organisaatiomme Facebook-sivuilla (kyllä, ne on ohjeiden puutteesta huolimatta luotu), on tällä hetkellä nähtävissä yksi tiedotteen tyyppinen julkaisu per kuukausi. Nähtävästi esimerkiksi rekrytointi-ilmoitukset on jälkikäteen poistettu. Ehkä on ajateltu, etteivät tärkeät julkaisut peity niiden alle. Tällaisella somen hyödyntämisellä ohjeita ei ehkä tarvitakaan. Sivuja päivittää yksi henkilö ja julkaisut ovat harvassa. Se toki tarkoitaa valitettavaasti myös sitä, että kommentteja on vähän ja sivujen näkyvyys on huono. 

Vai voisiko melko passiivinen someviestintä johtuakin juuri ohjeistuksen puutteesta? Ei ehkä edes aloiteta, kun ei tiedetä, millaisia julkaisuja olisi sopivaa tehdä.

Koska en löytänyt oman organisaationi someohjeistusta, lähdin seuraavalle rastille. Organisaatiomme kuuluu Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin alaisuuteen ja sen someohjeen onnistuin löytämään. 


Ja huh, miten negatiivissävytteinen ja käskevä voikaan ohje olla! Eihän someen voi mitään laittaa, kun väärin menee joka tapauksessa. Positiiviset ohjeet olivat hyvin pienessä roolissa. Ohjeissa kannustettiin mm. pyytämään apua, jos pelkää oman turvallisuuden vaarantuneen. Jäin miettimään, tarvitseeko ohjeissa edes olla tällaista kohtaa. Eikö jokainen työntekijä osaa ilman ohjettakin pyytää apua, jos kokee sitä tarvitsevansa?


Suomi on sääntöjen maa. Työnantajan on ohjeistettava somen käyttöön. Miksi? Pelätäänkö, että työntekijät päivittävät kuin Trump? Laki antaa jo jonkinlaiset toimintaraamit somen käyttöön mm. kunnianloukkaukseen ja yksityiselämää loukkaavan tiedon levittämiseen liittyen. Lisäksi työntekijöitä velvoittaa lojaliteettivelvoite työnantajaa kohtaan. Uskaltaisinkin väittää, että hyvin monella työntekijällä on melko hyväkin käsitys siitä, millainen toiminta somessa on suotavaa ja someohjeistukset voisivatkin käsitellä enemmän tavoitteellista toimintaa kuin lakeja ja velvollisuuksia.

En kokenut löytäneeni vielä sopivaa määränpäätä, joten etenin vielä astetta ylemmälle taholle. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri kuuluu Tampereen yliopistollisen sairaalan alaisuuteen, joten suuntasin kohti Taysin sivuja. No nyt saavuin viimein rastille! Sairaalan ohje on hieman pitkä ja tylsähkö, mutta sisältää paljon hyvää asiaa. Pääkohdat on tiivistetty kivaan kuvaan.

Ohjeessa on selkeästi mainittu, että sen on tarkoitus olla työntekijöille avuksi. Lausahdus Antaa heti positiivisen vaikutelman. Tämä on siis apuri eikä ylhäältä ladeltu sääntö! Ehkäpä sinne someen voisi sittenkin uskaltaa jotakin päivittää…


Maali sijaitsi tällä kertaa ministeriön someohjeistuksessa. Siellä oli lähes kaikki se, mitä miellän sisältyvän hyvään sosiaalisen median ohjeistukseen: Tärkeimmät ohjeet tiivistettynä luetteloksi ja kuitenkin tarpeeksi avattuna. Some nähdään tärkeänä ja kiinnostavana ilmiönä sekä mahdollisuutena ja uusina toimintamalleina ja palveluina.


Välillä pohdin, pelätäänkö etenkin terveysalalla avointa keskustelua. Käytetäänkö valtaa rajoittamalla kommunikointia ja pidättäytymällä somesta? Somessahan voi kohdata myös epämiellyttäviä asioita ja niistä täytyy voida keskustella. Taysissa virallinen keskusteluun osallistuminen on rajattu viestintäpalveluille tai erikseen sovitulle asiantuntijalle, mikäli kyse ei ole työntekijän työtehtävään kuuluvasta asiasta. Työntekijät voivat osallistua keskusteluun yleisellä tasolla vapaa-ajallaan. Ministeriössä puolestaan painotetaan, että kaikenlaista keskustelua voi tulla esiin ja keskusteluun puuttumisen kynnys pidetään korkealla. Hienoa!


Yleisiä epäkohtia olisi houkutteleva piilottaa lojaliteettivelvoitteen taakse. Lojaliteettivelvoite tuotiin osassa ohjeita hyvin tiukkasävyisesti esiin, osassa taas oli onnistuttu painottamaan positiivista näkökulmaa. Valveutuneet työntekijät kyllä tietävät lojaliteettivelvollisuuteen kuuluvat asiat ja erityisen valveutuneet huomaavat myös sen, että lojaliteettivelvoite ei koske kaikkea organisaation toimintaa.


Joskus, vaikka kartta on selkeä ja parhaimmat reitit olisi helppo valita, voi ihmisillä olla erilaisia tavoitteita matkalle. Jokainen tekee omat valintansa sen mukaan, mitä haluaa oppia tai kokea. Voikin olla kiva välillä testata, miten märkä on soistuva kohta tai kokeilla oikaista lyhyt pätkä kivikon kautta. Joskus vaikeampi reitti antaa enemmän elämyksiä. Mietin käyttääkö esimerkiksi presidentti Trump tällaista taktiikkaa? Ainakin hän osaa pitää maailman mielenkiinnon itsessään! Joskus voi olla hyvä vastuuttaa myös viestin vastaanottajaa ja kokeilla, millaisilla päivityksillä saa herätettyä keskustelua.


Some-ohjeistusta tarvitaan, mikäli siitä katsotaan olevan apua työntekijöille. Hyvä ohje auttaa henkilökuntaa toimimaan oikein ja tuo myös näkyväksi sen, millainen toimintatapa organisaatiossa on toivottava. Ohjetta voidaan tarvita myös siinä, että organisaatio uskaltautuu sosiaaliseen mediaan. Ohjeella voidaan parantaa sekä työntekijän että työnantajan asemaa.


Hyvä someohje on mielestäni sellainen, joka palvelee juuri sen organisaation tarpeita, johon ohje on laadittu. Mikäli olisin löytänyt täydellisen someohjeen, se olisi ollut kannustava, lyhyt (korkeintaan pari sivua), selkeä, visuaalisesti miellyttävä ja se olisi selvästi tehty avuksi henkilökunnalle. Ohjeesta olisi löytynyt kaikki tarvittava opastus käytännönläheisesti kirjoitettuna. Siinä olisi mainittu positiivisen näkökulman kautta tavoitteet ja hyödyt, lojaliteettivelvoite, vastuut, organisaation periaatteet työtiloissa kuvaamisesta sekä julkisuuden huomiointi.

Käytännön esimerkein olisi huomioitu ainakin

• kehen olla yhteydessä, jos haluaa perustaa some-kanavan
• ohje ylläpidon ja ajallisen resurssoinnin mietintään
• vapaa-ajan ja työn erottaminen työntekijän jaksamisen näkökulmasta
• ohje yksityisyyden suojan huomiointiin ja verkostoitumiseen asiakkaiden kanssa
• muistuttelu tekstien julkisuudesta
• vinkkejä siihen, miten saada lukijoiden mielenkiinto heräämään
• ohje, miten toimia epäasiallista käytöstä kohdatessa
• tietoturvallisuusmuistutus (salasanat, eri s.posti vapaa-aikaan)
• ohje tekstien jälkimoderointiin ja jo julkaistujen virheellisten päivitysten korjaamiseen
• säännöt siihen, miten asiakas ohjataan ottamaan yhteyttä omissa asioissaan. 

Ohjeistuksissa vaikuttaa olevan paljon myös mielestäni itsestään selviä asioita. Näitä ovat mielestäni somen määritelmä, työajan ja työvälineiden käyttö, työntekijän epäasialliseen käyttäytymiseen liittyvät asiat ja potilaisiin liittyvä keskustelu sosiaalisessa mediassa. Näiden kohdalla miettisin tarkkaan, tarvitaanko niitä someohjeessa vai voisiko ne sisällyttää johonkin muuhun ohjeistukseen. Turvataanko ohjeilla organisaation selustaa vai onko ne tehty palvelemaan henkilökuntaa?

Hyväkin someohje voi mennä hukkaan, jos siihen ei perehdytetä ja kouluteta. Esimies tulisi velvoittaa huolehtimaan työyksikön jäsenten perehdyttämisestä ohjeeseen.

Matka someohjeisiin oli oikein opettavainen. Huomasin, että yleisesti hyvää someohjetta on vaikea antaa. Paljon on kiinni siitä, millainen organisaatio on. Kivikkoiselta vaikuttavan maaston keskeltä löytyi kuitenkin muutama kauniisti hoidettu kangasmetsa, jossa oli ilo edetä!